公司物資採購管理制度

在社會發展不斷提速的今天，很多情況下我們都會接觸到制度，制度一經制定頒佈，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，下面是小編整理的公司物資採購管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。

根據公司高管辦公會議研究決定，遷入新廠後按照新制定的採購流程採購生產及辦公物資，採購物資遵循節約資金、嚴控成本、質優價廉、統一歸口的採購原則。非公司授權部門不得白行採購物資，如有違反財務部不予審覈報銷，並由人力資源部按照〈〈管理人員績效考覈辦法》對責任人進行考覈，對數額巨大的將進行經濟處罰。現將公司授權履行採購職責的部門及採購範圍明確如下：

一、採購部門採購範圍

1、生產用原輔料、藥材、包裝材料；

2、生產勞保用品（含工作服）及消耗材料；

3、五金配件、電工電料、生產工器具（原生產部採購員劃歸採購部）；

4、組織採購工程器材、生產設備設施、質量分析大中小型儀器；項目部、生广部、質量部有優先建議權，並參與選型及考察過程；

5、生產用清潔用品類（含潔具、消毒洗滌用品等）；

6、化驗用試液、試劑、標準品、特殊管理藥品及易製毒化學品。

7、其他由總經理批准的採購項目。

二、辦公室採購範圍

1、辦公用品（筆墨紙張、名片、耗材類）；

2、辦公設備、器材、清潔用具等；

3、辦公傢俱、電器、飲用水；

4、食堂物資及宿舍樓維修維護材料；

5、其他由總經理批准的採購項目。

三、請購及審批程序

1、各部門需要採購的物資，由部門經辦人填寫請購單，部門經理初審、分管總監簽字審覈後，提交總經理批准，重大項目或大宗物資需執行董事或董事長覈准後，由米購部門開展米購業務。

2、特殊商品如專業書籍、雜誌、報刊、專用賬冊等非常規物資經部門請購，總經理批准後可由提出請購需求的部門採購。

3、印字包裝材料變更按照專用程序進行審批和採購。

特此通知，請各部門遵照執行。

有限公司

　　二。一五年五月二十八日

第一章 總則

第一條 爲了規範zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)物資採購活動,保證物資採購工作合法、有序進行,根據《中華人民共和國招標投標法》、z省實施《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規和集團公司《管理綱要》、《zz石油(集團)有限責任司招標管理辦法》,結合油品調運分公司實際,特制定本辦法。

第二條 油品調運分公司物資採購活動應遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則,擇優選擇企業實力、信譽、技術能力和價格合理的供應單位。

第三條 工貿公司物資採購工作實行統一制度、分級授權、歸口審查的原則。

(一)統一制度:統一物資採購制度,統一業務流程和工作程序,統一適用集團公司專家庫、協作企業准入目錄;

(二)分權制衡:將各層次、各階段的職能劃分各級職能小組,形成各部門相互協作、相互制約、相互監督機制;

(三)歸口審查:對物資採購項目中的有關內容,按業務性質,分別由相關專業部門審查。

第四條 物資採購工作要堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則。

第五條 物資採購工作實施“迴避”制度。

(一)部門迴避:物資採購部門不能負責項目實施活動,項目實施部門不能組織物資採購活動;

(二)人員迴避:物資採購領導小組成員與供應單位負責人或委託代理人有利害關係的,在物資採購活動中必須迴避。

第二章 組織機構及職責

第六條 油品調運分公司成立物資採購領導小組,物資採購領導小組是物資採購責任和組織實施的主體,根據工作特點和業務需要,組織實施公司設備及物資採購等項目。油品調運分公司物資採購領導小組組長由經理樊礦強擔任,副組長由公司副經理白志剛擔任,成員由綜合辦公室、安全質監部、調度管理部、財務資產部等部門人員組成。領導小組職責:

(一)貫徹落實集團公司物資採購管理的相關制度和規定;負責制定油品調運分公司物資採購管理辦法,並組織實施;

(二)對物資採購項目進行組織和協調,接受上級物資採購監督領導小組的指導、監督和檢查;

(三)負責向上級單位彙報公司物資採購工作;

第七條 工貿公司物資採購領導小組下設物資採購辦公室和詢價組、質量技術組三個職能小組。

(一)物資採購辦公室(公司綜合辦公室負責)職責是:

1.依據油品調運分公司物資採購管理辦法,組織實施公司物資採購工作;

2.負責組織公司物資採購方案的編制及報審工作,按照批准的物資採購方案,開展物資採購活動,督促落實相關合同的簽訂、履行等工作;

3.建立公司物資採購管理信息檔案,定期向上級主管部門報送有關資料;

4.處理公司物資採購工作中其他有關事項,定期向物資採購領導小組彙報工作開展情況。

(二)詢價組(公司財務資產部負責)職責是:

1.負責制定公司的價格詢查制度,建立價格信息庫;

2.對物資採購項目的價格構成和評定成交的標準等事項提出建議;

3.完成採購標的物的市場價格查詢,向物資採購辦公室提供標的物的市場價格信息;

(三)質量技術組(公司安全質監部負責)職責是:

1.負責對物資採購標的物的有關技術、質量、安全、環保執行標準的制定和審查;

2.檢查落實對物資採購項目質量技術要求的執行情況。

第八條 物資採購申請

物資採購申請由項目單位以文件或申請書的形式提交,內容應包括:項目名稱、計劃批准文件、規格、質量執行標準、技術要求、數量、建議價格、擬採用的採購方式、推薦供應單位等。項目部門生產性物資採購需提前3個月報申請計劃,並經公司調度管理部審覈確認後報公司物資採購辦公室;非生產性物資採購需提前2個月報申請計劃。

第九條 物資採購前期準備和後期工作程序

(一)如需採購的是生產性物資,由調度管理部根據生產實際情況對申請採購項目的種類、規格和數量等進行審覈,並於三個工作日內將其意見提交物資採購辦公室;

(二)詢價組對物資採購項目,進行市場價格諮詢調研,瞭解市場的最高價和最低價及有關信息,並於三個工作日內將其意見提交物資採購辦公室;

(三)質量技術組對物資採購項目有關規格、技術、質量、安全、環保執行標準等方面進行審查,並於三個工作日內將審查結果提交物資採購辦公室;

(四)採用競爭性談判方式的採購項目,按照管理權限經審覈批准後方可實施;

(五)物資採購項目審批結束後,由物資採購辦公室及相關部門按規定組織項目實施單位與供應單位進行;

第三章 物資採購管理範圍

第十條 物資採購的管理範圍:油品調運分公司的生產性物資和非生產性物資(如辦公設備、辦公傢俱、辦公用品、勞保用品、後勤保障用品等)。凡根據《油品調運分公司招標管理實施細則》,不符合、不具備招投標條件的設備、物資、生產消耗性材料等項目的採購,均按本辦法執行。採購方式分爲競爭性談判、比選、磋商、拍賣競買、訂單採購等,物資採購領導小組根據實際情況選擇適用。

根據《油品調運分公司招標管理實施細則》,不符合、不具備招投標條件的其他非物資性項目(如服務、工程、設計、安裝等)的採購,參照上款,一併由公司物資採購領導小組統一管理。

第十一條 爲保證生產性物資的產品質量及技術標準符合企業生產要求,維護企業利益,充分體現公平原則,對供應廠商提供的產品進行小批量試用的,採購計劃可根據生產實際合理安排,採購價格按不高於試用階段統一中標價格執行,並將試用結果報公司質量安全室備案。

第十二條 批量較大的低值易耗品等物資的採購,由項目部門提交申請,經公司物資採購領導小組批准授權後,啓動物資採購簡易程序,委派物資採購領導小組監督組成員與項目申請單位直接進行比質比價採購。

第四章 資料管理

第十三條 物資採購活動的資料須按照國家檔案管理標準實施。物資採購辦公室負責相關資料的收集、整理和歸檔。具體如下:

(一)項目部門向物資採購領導小組提交的採購申請;

(二)詢價組、質量技術組向物資採購辦公室提交的書面意見;

(三)其它需要歸檔的資料。

第五章 法律責任

第十四條 在物資採購活動中,參於者有下列情況之一的,公司將建議有關部門按

照有關規定追究責任人的相關責任:

(一)工作人員違反本辦法,收受供應單位財物或其他好處的、向他人透露與物資採購項目有關的其他情況的;

(二)以不正當手段干擾物資採購工作的,以及其它違反本辦法行爲的;

(三)物資採購單位違反本辦法,向他人透露已獲取潛在供應單位的名稱、數量或者可能影響公平競爭的有關物資採購的其它情況的;

(四)物資採購辦公室、相關業務部門違反本辦法,怠於行使相應職責,造成嚴重後果的;

(五)其它違反國家有關律的法規和損害企業利益的行爲。

第六章 附則

第十五條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第十六條 本辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司規定執行。

物業公司物資採購、庫管、領用暫行管理辦法

一.物資用品採購

1.物資採購應嚴格遵循質量、價格及售後服務完備的原則進行,採購的品種和數量應嚴格控制在一定範圍內並儘可能節約成本,減少庫存。

2.採購範圍:固定資產、低值易耗品、設備設施添置、清潔用品用劑、辦公用品用具等。

二.物品申購程序

1.各部門(管理處)每月25日前上報次月'月物資採購計劃表'並交給倉庫庫管員,庫管員應根據物資庫存情況,覈定整理各部門(管理處)的月物資採購計劃表','月物資採購計劃表'送分管副總進行審覈,報總經理審批同意,由採購人員根據批准情況按輕重緩急在當月內完成採購計劃。

2.急需採購的物資,由部門分管副總批准,通知採購人員採購,但事後應由部門出具書面情況說明,填寫'請購單',經分管副總簽字,報總經理同意,交財務審覈報銷。

3.採購所有物資必須全部入庫,並由庫管員填制入庫單,如是供應商送貨,由供應商提供發票或供貨單、入庫單一式三聯。一聯留庫房;一聯交供應商;一聯交採購人員。

三.物資領用程序

1.部門領用物品時需認真填寫領料單(品名、數量應填寫準確,註明領用人),由分管副總簽字後方能到倉庫領用。

2.倉庫庫管員在發放物品時需認真按申領單品名和數量準確發放。

3.領料單一式三份,一份部門留存,一份倉庫保管留存,一份交財務留存。

四.其它

工程部門作爲特殊部門,零星、少量、急用材料領取可按以下程序進行:

1.由公司確認並簽定協議,在單位附近指定一家經銷商,作爲協作商家,商家必須保證材料的質量,並在同等質量中價格不能高出市場價。

2.使用單位應先按內部管理填三聯《請購單》,先由部門經理簽字,領取的原則必須是零星、少量、急用材料,量大成批的另組織貨源並在物管公司庫房領取。

3.協作商家見《請購單》後,有部門領導簽字後方可發貨。到商家取貨必須由工程部指定一名專人領取,並填寫三聯《請購單》,一聯留工程部,一聯留商家,一聯留分管副總。商家也可送貨上門。

4.結算方式:當月底由商家憑《請購單》報分管副總,經總經理審覈後,再開具發票交財務覈報銷。

5.採購管理責任:採購人員採購的各類物品必須保證達到公司提出的質量、服務和時限要求,如有不實給公司造成損失由採購人負責賠償。

一、釋義

（一）採購物資的分類

本制度所指採購物資分爲三類：

A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。

B類，包括設備、潤滑油、備品備件、工器具等。

C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。

除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。

（二）與採購物資管理相關聯的二級單位的分類

1、需求使用單位

2、主管部門

3、採購部門

（三）物資需求（採購）計劃的分類

1、月度物資需求計劃

2、緊急物資需求計劃

（四）採購的方式分類

1、招標採購

2、固定廠商、長期報價採購

3、即時詢價採購

（五）採購部門和計劃部門的劃分

1、A類、B類物資的計劃部門分別爲生產部、設備部，採購部門爲供應部。

2、C類物資的計劃部門是生產部，採購部門爲供應部。

（六）採購物資付款方式分爲

1、預付部分款項。

2、貨到憑發票報銷付款。

3、貨到後分期付款。

4、貨到延期付款。

5、以上方式的結合。

二、職責

（一）公司供應領導小組負責

1、審議批准《採購物資詢議價報告表》。

2、審議決定採取公開招標方式的採購事項。

（二）總經理負責

1、採購合同的批准、簽訂。

2、《物資採購審批表》的批准。

3、採購付款的批准。

（三）生產副經理負責

1、A、B、C類物資需求（採購）的批准。

2、公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術性能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。

（四）經營副經理負責

1、《物資採購審批表》的審覈。

2、長期物資供應廠家的選定。

3、物資招標工作的組織。

（五）總會計師負責

採購付款的審覈。

（六）綜合辦公室負責

採購合同的審查。

（七）供應部負責

1、負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。

2、負責採購A、B、C類採購物資。

（八）生產部、設備部負責

1、A、B、C類物資需求（採購）計劃的審覈。

2、A、B、C類採購物資的入庫檢驗或驗證。

（九）各二級單位負責

1、提報物資需求（採購）計劃。

2、參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。

三、程序

（一）物資需求計劃及發放程序

1、需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。

2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人審覈，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。

3、供應部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。

（1）庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。

（2）庫存數量不足的，執行《物資採購審批程序》後發放。

（3）庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程序》。

（二）物資採購審批程序

供應部根據按照《物資需求及發放程序》彙總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（採購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經供應部部長審查，經營副經理審覈，總經理批准後實施《物資採購實施程序》。

（三）物資採購實施程序

1、物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。

2、對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。

3、採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序各級審批後再進行採購。

4、召開採購領導小組會議審議批准。

（四）採購物資驗收入庫工作程序

1、採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。

2、檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。

（五）採購物資付款工作程序

1、採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師審覈，總經理批准後辦理預付款手續。

2、採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師審覈，總經理批准後辦理報銷付款手續。

四、規定與標準

（一）物資需求（採購）信息傳遞規定

1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。

2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。

3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。

4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。

（二）物資採購規定

1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。

2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。

3、對於採購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。

4、凡採購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。

5、若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管審覈後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。

6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。

（三）採購物資驗收入庫、出規定

1、採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。

2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。

3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。

4、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。

（四）採購物資付款規定

下列情況財務科應拒絕支付採購款項：

1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。

2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。

3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。

物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。

（五）採購紀律規定

1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行爲進行嚴肅處理。

2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。

3、採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。

4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。

5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。

6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。

（6）售後服務

對於採購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。

1）採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資供應部門負責聯繫。

2）對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資供應部門在規定時間內協調解決。

公司物資採購管理制度

爲了規範公司的物資採購行爲，降低採購成本，加強對採購的監督管理，按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，特制定本制度。

一、本制度是公司採購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發新產品、新工藝所需物資過程中的決策、質量檢驗和價格監督等行爲的基本規範。

二、物資需求（採購）計劃的分類

1、月度物資需求計劃即月採購計劃；

2、臨時物資需求計劃即物資採購計劃單。

三、採購工作應遵循的原則與方式

（一）採購原則：

1、執行詢儀價原則。物資採購要貨比三家，擇中選優，臨時性應急購買的物品除外；

2、供方評定原則；

3、職責分離原則，採購人員不得參與物資檢查驗收；

4、一致性規定，採購的物品必須與採購單所列要求的規格、型號、數量相一致。

5、秉公辦事、維護公司利益原則。

（二）採購方式：

1、招標採購；

2、固定廠商、長期報價採購；

3、即時詢價採購。

（三）付款方式：

1、預付部分款項；

2、貨到憑發票報銷付款；

3、貨到後分期付款；

4、貨到延期付款；

5、以上方式的結合。

四、採購計劃請購和實施

（一）提出與確認：料庫依據公司生產計劃和物資消耗定額，根據庫存情況覈定採購數量，編制月份採購計劃。經部門主管、公司主管領導簽字後，傳遞到供應部，物資採購請購審批程序完成。零星物資（生產、技術等急需材料、配件、設備）由使用部門提出申請並填寫物資採購計劃單，由部門領導審覈，經料庫審查確認，主管副總審批後交供應部實施。設備採購由技術部配合。

（二）選擇採購渠道，確定採購價格。供應部接到經批准的《物資採購計劃單》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，精選三家以上的供應商進行詢價（設備採購由技術部配合）。對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和符合規定的採購方式向廠商議價。採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序審批後再進行採購。做好採購質量記錄。

五、質量驗證與檢驗。質檢中心負責對採購物資進行驗證（設備採購由技術部配合），採購物資未經質量檢驗合格不得辦理正式入庫手續和結算手續，特殊情況經公司主管領導批准特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產用物資進廠後，由料庫填寫檢驗通知單，經質檢中心檢驗並將檢驗結果送至料庫，由料庫按其質量狀況進行標識。不合格物資由料庫報供應部按有關規定處理。嚴重不合格的物資要求全部退貨，嚴禁進入生產過程。

六、物資驗收入庫結算程序。採購物資到廠後，料庫提請質檢中心對採購物資進行檢驗或驗證。檢驗或驗證合格後，填寫各類《物資入庫驗收單》，簽字後物資登記入庫。採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總經濟師審覈批准後辦理預付款手續。採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總經濟師審覈批准後辦理報銷付款手續。

七、規定要求

（一）物資需求（採購）信息傳遞規定：

1、物資需求使用單位必須在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃單》上將所需物資的相關技術標準要求說明，特別是品種、規格、型號以及對採購物資的其它特殊要求填寫具全。

2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。

3、物資需求使用單位要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上將所需物資的市場信息情況列明。

4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。

（二）物資採購規定：

1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。

2、供應部要嚴格遵守供貨商評定規定，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。對同類的重要物資和一般物資，應同時選擇三家以上合格的供方，並保存合格供方的質量記錄。

3、凡採購的大型設備、成套設備、大宗物資，必須採取公開招標的方式，由隨事成立的公司招標小組確定相關事項。

4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，供應部應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。

（三）採購物資驗收入庫、出庫規定：

1、採購物資到廠後，必須經質檢中心檢驗或驗證合格後方可入庫。

2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，料庫通知供應部，由供應部與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。

3、各需求單位在物資驗收合格後按單位使用情況填寫領料單，經部門領導和主管副總批准後到料庫辦理領料出庫手續。

（四）採購物資付款規定：

下列情況財務部應拒絕支付採購款項：

1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。

2、質檢中心未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。

3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。

4、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。

（五）採購紀律規定：

1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求採購計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求採購計劃的行爲進行嚴肅處理。

2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。

3、採購人員必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。

4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。

5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。

6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質保量地做好物資供應工作。

（六）售後服務規定：對於採購物資供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由供應部負責聯繫。對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由供應部在規定時間內協調解決。

八、採購價格監督管理。企管部是行駛採購價格監督的職能部門，內設審計監督比價員，抽查供應部的採購質量記錄。負責採購全過程進行財務監督和審計；負責從各種渠道蒐集各單位擬採購的各類物資的供貨單位價格信息，進行整理分析並與各單位填報的《材料驗收單》上的供貨單位、價格等進行比較分析。凡由供應部提供的納入清單的通用物資，原則上要明顯低於市場零售價格，並做到對質量問題包退、包換，負責到底。使用單位如發現從料庫領用的上述物資價格高於市場零售價格，應即向企管部報告，由企管部調查處理。採購人員要自覺接受審計及針對採購活動的監督和質詢。

九、責任與獎懲。所有從事物資採購的人員都必須遵紀守法，廉潔奉公。認真貫徹執行公司關於物資採購管理的文件，認清自己的責任，團結協作，互相監督，共同把公司的物資採購工作做好。

對降低採購成本做出突出貢獻的採購人員和其他人員、嚴格履行職責且成績顯著的質量、價格監督人員、舉報違反本制度規定的違法亂紀採購行爲經查證屬實的人員將予以獎勵。對違反本制度弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，將根據情節輕重給予處罰，直至行政處分或依法追究刑事責任。

本制度自發布之日起執行，以前與本制度規定不符者以本制度爲準。

汝州鄭鐵三佳水泥製品有限公司

汝州鄭鐵三佳道岔有限公司

1目的

規範公司大宗商品採購程序及審覈流程，選擇合格的供應商，保證所有物資採購都能滿足生產和經營要求。

2適用範圍

適用於公司原材料、設備、儀器、車輛、裝修及大型辦公設施採購。

3職責

3.1工程部負責工程材料、機械設備、量測儀器、車輛等物資的採購管理工作。 3.2工程部負責選擇、評審、確認及更新認可的.供應商（包括業主指定的供應商）。

3.3工程部負責監督材料的入庫及使用情況。

4工作程序

4.1《認可供應商名冊》（CG-01）的制定、評審及更新

4.1.1制定

a供應商須填寫《供應商資格預審表》（CG-02），以申請進入《認可供應商名錄》。

b工程部採購主管負責覈實供應商所提交的資料，在《供應商資格預審表》上寫明意見，經分管副總經理審批，列入《認可供應商名錄》。

c工程部採購主管負責將《供應商資格預審表》及《認可供應商名錄》分類存檔，並輸入電腦供查閱。

4.1.2評審

a工程部採購主管填寫《供應商評估表》（CG-03），提交分管副總經理。

b《供應商資格評估表》作爲更新《認可供應商名錄》的重要依據。

c所有《供應商資格評估表》均作爲質量記錄，由工程部存檔。

4.1.3更新

a《認可供應商名錄》由工程部採購主管負責更新，經分管副總經理審批確認。

b對嚴重違反供貨合約的供應商，採購主管及時提出處理意見,經總經理批准可立即將違約供應商從《認可供應商名錄》中除名。

c凡被除名的供應商一年內不能使用，特殊情況下經工程部採購主管說明原因，分管副總經理審批後纔可重新選用。

4.2採購

4.2.1採購權限

a5萬元以下且符合《項目備用金管理辦法》的物資採購按《項目備用金管理辦法》執行。

b5萬元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部統一實施採購。

c超過500萬元的採購須上報集團。

4.2.2採購申請

《原材料/設備採購申請表》（CG-04）應提前一個月上報，進口原材料或特殊情況的採購作業應提前三至五個月提交申請。

4.2.3計劃的變更

a採購申請一經上報原則上不允許變更。

b特殊情況如需變更應及時書面通知工程部採購主管說明原因，報分管副總經理批准。

4.3詢價

根據採購申請，工程部採購主管向供應商發出詢價邀請函進行詢價。

4.4議價

工程部採購主管分析供應商報價,選擇條件優惠的供應商進行議價。

4.5評審決議

工程部採購主管根據議價結果制定《物資採購會審表》（CG-05），提交領導班子會評審，選定供應商。

4.6合同制定與簽訂

4.6.1合同制訂

工程部採購主管負責擬定《採購合同》（CG-06）,報分管副總經理審覈。

4.6.2合同簽訂

《採購合同》經總經理審批簽署正式生效,原件交綜合管理部進行存檔管理。

4.7合同執行與變更

4.7.1合同自生效日起開始執行。工程部採購主管負責與供應商聯繫發貨，通知項目現場材料的驗收及入庫工作。

4.7.2履行材料採購合同過程中，若有變更需求，就變更內容與供應商重新簽訂補充合同。補充合同與原合同同樣具有法律效應，是原合同的一部分。

5材料管理

5.1進料檢驗

5.1.1工程部採購主管負責與供應商聯繫組織發貨，並通知項目經理做好材料入庫前準備。

5.1.2項目部負責材料收貨入庫。

5.1.3項目部材料主管對進場材料覈實、驗收並上報工程部。

5.2材料倉儲管理

5.2.1材料入庫

進場材料由項目部材料主管辦理入庫手續。

材料主管、項目經理應在材料入庫單上簽字確認。材料主管將入庫情況彙總上報公司工程部和財務資金部。

工程部對材料入庫情況進行不定期抽查。

5.2.2材料出庫

材料出庫由項目經理批准，材料主管填寫材料出庫單，經項目經理、生產主管及領用人簽字確認後方可出庫。

如因生產需要，在材料入庫的同時辦理領用的，應首先填寫《材料入庫單》，再填寫《材料出庫單》（CG-08），禁止直接以領用後的差額數辦理入庫手續。

5.2.3材料保管

原材料的保管由項目經理直接負責。

1.目的

爲保證企業設備維修保養,日常辦公事務及保潔工作的物資需要,提高採買工作的質量管理,特制定本管理規程。

2.範圍

各部門工作所需的辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品及工廠維護、維修所需的配件材料和生產所需設備、物資及配件等。

3.職責

3.1採買員負責對各類物資的採購工作。

3.2總經理負責需採購物資的複審工作。

4.程序

4.1根據各部門月請購所需常規或急購物資填列的請購單的品名、數量、規格、型號等,及時與相關的業務單位聯繫,落實物資和價格後,反饋財務部主管初審後,報總經理批示後領取支票及時組織物品的購入,物資到位後,及時通知有關部門領用,並認真填寫領用單。

4.2對急購物品,要按使用部門要求的時間及時採購(特殊情況可以先購後批),確保企業設備的正常運轉。

4.3對一些規格、型號強的特殊配件和購買,可委派相關人員共同外出購買,以便確認規格、型號、鑑別質量。

4.4嚴格按照《合格採購商名冊》(財務部備案)選擇採購渠道,不得擅自變更;凡擅自變更者,將被調整崗位,並承擔由此所造成的經濟損失,並處於十倍罰款。

4.5對一些單一品種物資的選擇,也要本着質量好、價格合理、服務優良的原則,簽訂供物意向,以保證長期穩定的關係。

4.6對常規物品儘可能參照週期使用需求量,做到計劃購買,防止庫存積壓。

4.7對一些大宗物資要索取“三包”手續,簽訂三包條款以保證包修退換的執行,必要時留10%尾款。

4.8對大宗物資的採購,必須由二人操作,從詢價到落實,從質量到價格均由二人共同負責。

4.9採買員要負責對物資使用隨時回訪,瞭解物資的使用情況,質量是否合格、優良,如發現質量問題,及時與供貨方聯繫退換,對不守信譽、質量無保證的渠道,不再合作。

4.10爲提高資金利用率,便於質量低劣物品的退換,對採購的物品儘可能採取延期付款的方式來制約。

4.11勞資部庫管員及物品使用者要對物資質量把關,對不合格物品的退換起監督作用。

4.12採買員要及時報帳,覈銷物品採買的手續,不許拖拉壓票影響財務部結帳;最長週期不允許超過兩週。

4.13對採購工作要有高度的責任感和事業心,對所分配的採買任務要認真負責、吃苦耐勞,提高工作效率,當日的工作當日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否則一經發現嚴肅處理。

4.14採買員要刻苦鑽研有關業務知識,全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等,分析掌握市場行情,做到心中有數、業務熟練。

4.15採買員要認真填報《物資結算統計表》,具體的由財務提供。

4.16樹立敬業愛崗精神,遵守財務紀律,對所購進物品的質量、數量、價格等認真負責。

4.17杜絕損公肥私、中飽私囊,對營私舞弊、收受回扣或工作不負責任造成重大失誤、經濟損失者,由當事人悉賠,並處於十倍罰款,同時申報人資行政部立即開除。

5.監督執行爲財務部和人資行政部,各部門部長協助監督執行。

第一章總則

第一條爲進一步規範公司物資採購程序，加強內部控制，明確經濟責任，確保生產經營的持續穩定，依據相關法律法規特制定本制度。

第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬於本制度規範範圍。

第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資採購不適用本制度。

第四條公司固定資產的購置適用本制度。

第二章物資採購規定

第五條物資採購實行歸口管理制。原糧由採購供應部負責採購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責採購、修理用備件及後勤用物資及辦公用品由後勤部負責採購。特殊情況下，經董事長或總經理批准，可以指定專人進行專項物資的採購。

第六條所有負責物資採購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。

第七條推行合同管理制度，物資採購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細註明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等；否則，造成的損失由採購人員負責。

第八條實行比價採購制度，物資採購要貨比三家，確保所採購物資價格低廉，質量上乘。大宗物資採購建議實行招投標制度。

第九條實行採購質量責任制。採購人員對所採購物品的質量負有全面責任。如因失職而採購僞劣產品，採購人員應負經濟責任。禁止採購人員收受回扣。如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行嚴肅處理。

第三章發票入賬及付款程序

第十條採購物資進廠後，採購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續，具體要求如下：

1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。

2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續，填制一式三聯入庫單，一聯交客戶辦理髮票入賬手續。

3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。

4.採購經辦人要認真填寫採購物資發票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。程序如下：

經辦人填制發票入賬單保管員根據收貨情況簽字確認部門經理審覈會計審覈發票合法性總經理簽字准予入賬財務掛賬作爲日後付款的依據。

第十一條物資採購付款原則上採取先入賬後付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經董事長或總經理批准，可以辦理採購預付款手續。

第十二條採購付款實行審批制度，執行兩條線管理形式，即發票入賬和籤批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：

1.物資採購一律由採購人員辦理髮票入賬手續後，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批准付款。

2.申請付款，由經辦人填寫轉賬匯款申請單，經財務審覈、總經理批准後，方可到出納處辦理匯款。

經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發票入賬情況審覈總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款

3.需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經財務審覈、董事長或總經理簽字批准後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。

第四章附則

第十三條本制度從批准下發之日起執行，由財務部負責解釋。

第十四條本制度從年月日起下發執行。

第一章總則

第一條爲規範公司的採購行爲和程序，降低採購成本，確保各項原材料、貨品等物資的供應，加強公司的物資採購的監督管理，特制定本規定。

第二條本規定是公司物資採購管理行爲的基本規範。

第三條採購人員應當根據市場信息做到比質、比價採購；大宗物資的採購，具備招標條件的，應實行招標採購。

第二章採購人員職責

第四條採購人員具體職責有：

（一）負責採購的制定，採購的簽訂；

（二）負責物資採購的的詢價、議價、比價、比質和採購招標工作；

（三）負責按時、按質、按量地採購公司所需各種物資。

（四）負責管轄範圍內的衛生、安全工作。

第五條採購原則

（一）審覈批准。原則上，未經審批的物資不予採購。

（二）先進先出原則。監督倉庫管理和使用人員按照先進先出原則使用物資。

（三）本地採購。在價格與質量相當條件下，以本地採購爲主以降低運輸成本。

（四）銀行結算原則。對長期與大額度的貨品，應通過簽訂合同與銀行結算的方式。

（五）比質比價原則，在採購過程中，嚴格執行同類的供應商比質量，同質量的貨品比價格，同樣的價格比信譽，擇優確定供應商。

（六）索取證件原則，要索取三證：食品生產許可證；食品合格證；食品檢測化驗單等。

（七）試用原則。採購物資應儘量在使用後採購。

第三章物資採購管理

第六條採購方式

（一）對於用量大、消耗快、週轉頻繁的原材料，選擇供貨商送貨的方式。

（二）對於使用頻率低，不容易集中採購的貨品可由採購人員自購。

（三）對於一些特殊的原材料需由外地發貨，按計劃定期申購。

第七條供貨商的確定

（一）初選供貨商。要深入細緻的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力、專業化程度、貨物來源、價格、質量及其目前的供貨狀況。

（二）試用供貨商。對於同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。

（三）確定供貨商。在使用兩個月的基礎上，由公司進行審查，以民主表決的方式集來確定。

（四）簽定供貨合同。確定供貨商後，由公司領導與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。

（五）供貨商的更換與續用。在合作的過程中，如發現供貨商有不履行合同的行爲，在合同期滿前，由公司集中討論決定是否更換、續用。

第八條市場調查

爲充分跟蹤市場價格動態，降低物資成本，增強公司議價能力和水平，公司組織相關人員進行定期市場調查。

（一）公司領導、財務人員、採購人員、廚師長每月不少於兩次進行市場調查。調查後需有調查記錄，寫明調查人員、調查時間、地點及調查結果，由全體人員簽字後交公司財務存檔。

（二）調查時間、地點的選擇。調查項目的週期一般爲15天，以批發市場早市開市期間爲調查區間，注意避開雨雪天等極端天氣的當日或次日。市場的調查以供貨商所在的市場爲準。

（三）調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、後幹雜調料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低於三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時應實行看、聞、摸等方式，必要時可進行採樣。對被調查的商品要詳細的瞭解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，切記只記錄買方一口價。

（四）零星物品的市場調查由廚師長或委託他人（採購人員除外）實施。

第九條定價原則

（一）對供貨商所供物品的定價，在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的採購價格不定期進行。

爲簡化、規範辦公物資管理，經公司研究決定，由行政人事部統一負責公司各部門辦公物資的採購、調配、領用及庫存管理，特制定本制度。

一、適用範圍

本制度適用於公司各部門辦公物料物資的採購、調配、領用及盤存等，其中辦公用品及固定資產按照公司相關管理制度執行。

二、職責

1、行政人事部負責公司辦公物資的採購、調配、領用、出入庫等管理工作。

2、公司財務部負責對公司月度物資申購計劃進行對照覈查、對量大價高的物資價格進行對照審查覈實、並督促辦公物資盤存工作。

3、行政人事部後勤主任負責對各部門辦公物資的庫存量覈實、入庫驗收、物資調配、出入庫手續的辦理及領用登記、月度盤存工作的監督檢查，並負責申購計劃審覈、物資價目庫及採購供貨商的建立、參與採購、物資調配工作。

4、行政人事專員負責彙總統計各部門月度物資申購計劃，並對上月採購、領用、庫存物資進行對照檢查覈實。

5、各管部門經理負責本部門辦公物資的申購計劃覈實、入庫驗收、物資保管、領用手續的辦理及辦公物資的登記統計、盤存工作。

6、公司總經理負責對各部門月度物資申購計劃的對照覈實、對量大價高的物資採購進行審查覈實，並對特殊大件及應急物資的採購進行審批，以整體控制成本費用支出。

三、流程原則

1、各部門負責人對物料物資應建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統一集中採購補庫，以確保各部門的正常領用。

2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急採購的，經部門經理審覈，行政人事主任同意後發起臨時申購。

四、採購流程

（一）流程說明

1、行政人事部行政人事主管在收到經過審批後的物資申購單後，按照對比詢價後的預算價格履行財務借款手續，執行2—3人共同採購。

2、因行政人事部暫無庫房設置，與各部門屬於異地入庫。由各部門主任按照採購清單代爲驗收確認入庫，視同從行政人事部集中批量領用。

3、行政人事部行政人事主管隔日按照採購清單開具公司入庫單一式三份，一份交由行政人事主任簽字；一份交財務列帳，一份存檔。並同時開具出庫單一式三份，一份交領用人簽字；一份交財務記帳；一份存檔。爲單獨覈算成本費用，各部門採購辦公物資及勞保用品應單獨開具稅務發票。

4、各部門在提交次月辦公物資《申購單》（附表3）時，需同時提交當月《盤存表》（附表1）及《領用登記表》（附表2），均需由總經理一併審覈後，提交至公司行政人事部備案。

（二）採購工作流程

爲確保公司各部門辦公物資的正常使用和實際需要，以上辦公物資採購工作流程的時間節點遇假日順延，並以提倡節儉、合理使用和控制成本費用原則，公司各部門應當各盡其責，加強溝通和配合。

（三）庫房管理

1、公司行政人事部及各部門臨時設置的庫房應根據物資的易耗分類進行分類存放，應當保持庫存物品存放地點整齊、乾燥，併入櫃或入袋保存。

2、易碎、易燃、易爆、易揮發的物品應單獨設置盒、袋、櫃小心存放，周圍無明火、遠離熱源，配備滅火器，保持包裝完好。

3、吸水性強、易發潮、易發黴和易生鏽的物品存放時：應保持乾燥，儘量保持通風。

（四）物品領用

公司各部門在員工領用辦公物資時，應建立《領用登記表》（附表2）。

一、 適用範圍

1. 本《辦法》適應各部門、各分公司的商品採購。

2. 單項採購或批量採購金額達到公司規定的限額標準(一次性採購20xx元,單件採購1000元)以上的採購項目,應當上報採購部審批。

3. 低於限額標準採購項目的採購方式及管理辦法,遵照財務借款與報銷辦法執行。

二、 組織機構與管理

採購部是爲組織實施採購活動而設立的專職機構及管理部門。主要職責是:

1. 組織實施集中採購;

2. 組織由公司撥款的大型採購活動;

3. 受各公司的委託,代其組織採購事宜;

4. 負責採購合同的管理;

5. 擬定公司採購政策;

6. 管理和監督公司採購活動;

7. 審批管理進入採購名單的供應商資格;

8. 審批取得公司採購業務的代理資格;

9. 擬定並調整公司集中採購目錄和公開招標採購範圍的限額標準。

三、採購方式管理

公司採購方式主要是公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價議標和單一來源。

1.凡納入公司採購計劃資金超過10萬元以上的採購項目,原則上應實行公開招標。

2.能從有限範圍的供應商處採購的或者公開招標時間長、費用高,不能達到節約的目的,經總經理批准可採用邀請招標。

3.符合下列情況之一的,經總經理批准可採用競爭性談判方式採購。(1)招標後沒有供貨急需採購,而無法按招標方式得到的;(3)投標文件的準備需較長應商投標或者沒有合格標的;(2)出現了不可預見的的時間才能完成或投標文件需要高額費用;(4)有特別要求的。

4.採購的貨物符合規格、標準統一,現貨貨源充足,價格彈性較小,售後服務好,經總經理批准可採用詢價議標採購。

5. 下列情況可採用單一來源方式採購。

(1)只能從唯一供應商處獲得,或供應商擁有專利權,且無其他合適替代標的;

(2)因原採購項目的後續維修、零配件供應、更換或擴充等一致性和兼容性要求,必須繼續從原供應商處採購;

四、 物資採購審批程序

1.公司採購管理程序包括下列主要步驟:

(1)編制公司採購預算;

(2)編制並批覆公司採購計劃;

(3)確定採購方式;

(4)訂立及履行採購合同;

(5)驗收;

(6)結算。

2. 採購單位的採購計劃按以下要求報送:

(1) 採購計劃的報送。

各品牌經理報送採購計劃時,填報《採購計劃表》(以下統稱《計劃表》),本表一式兩份,部門留存一份,採購部一份。採購部對《計劃表》進行審查,財務中心把關,並於2日內將審查意見(附《計劃表》)送採購單位。

(2)採購單位報送的月份執行計劃,應是本月已經確定要購置且採購資金已經落實的項目,按規定應辦理審批的採購項目,應辦理審批手續。

(3)沒有審批手續,不能下達採購月份執行計劃。

3.採購部要根據批准的採購計劃,對採購清單審覈無誤後,確定具體採購方式。其中,屬於集中採購的項目,由採購部按要求統一進行採購。

4.合同內容一經確定,採購單位應將合同草案的有關文件報採購部。採購部收到合同草案經財務中心審批後,方可簽訂合同。

5.購合同訂立後3日內,採購部應將合同副本報財務中心備案。

6.採購部應對合同履行時的採購情況進行監督檢查。

7.採購合同需要變更或終止的,採購單位應將變更或終止的理由及時書面上報採購部。

8.資金劃撥程序:

(1)供應商供貨完畢,採購部填報《採購資金支付申請書》(以下統稱《申請書》),持《申請書》、《質量驗收報告》和合同及合同約定的付款條件所要求的全部文件副本,向財務中心提出資金支付申請。財務中心的主管領導,根據合同、《驗收單》和《申請書》等必要的結算手續,審覈無誤後,按公司《財務支款及報銷辦法》支付款項。

(2) 應急採購項目,經總經理批准後,可由採購單位先行採購,但應在採購活動發生之日起5日內辦理有關手續。

五、 監督管理

1. 採購部應當加強對公司採購活動的監督檢查。重點內容是:

(1)採購是否嚴格按照批准的計劃進行,有無超計劃或無計劃的採購行爲;

(2)採購方式和程序是否符合規定;

(3)有關採購文件是否按規定報採購部備案;

(4)採購執行機構是否按規定的時間完成採購任務;

(5)採購合同的履行和採購資金支付情況;

(6)應當監督檢查的其他內容。

2. 採購部和財務中心共同對採購活動進行監督,所有合同應通過財務中心覈准。

採購單位在履行監督檢查時,應當如實反映情況,提供有關資料,自覺接受監督檢查。

一、目的：

爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。

二、適用範圍

本制度適用於公司對外採購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購（以下統稱爲採購物品）。

三、職責權限

1、總經理負責採購管理制度的審批；

2、分管副總、財務負責人負責採購管理制度的審覈；

3、人力資源行政部負責採購管理制度的制定。

4、經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）的採購由採購部負責；非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購由人力資源行政部負責。

四、採購原則

1、詢價比價原則

物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

2、一致性原則

採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5—10%。

3、低價搜索原則

採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。

4、廉潔原則

（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。

（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。 （3）嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。

（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。

（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 5、招標採購原則

凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由採購、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。

6、審計監督原則：

採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。

五、採購流程

1、採購申請：

經營性物品採購,（物資）需求部門根據生產或經營的實際需要，由採購部負責採購物品，非經營性物品採購, 每月25日前由人力資源行政部負責採購物品。

每月25日前，需求部門提出採購申請，填寫《請購單》，請購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須註明相關參數、指標要求。按採購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批准後交採購部門採購。各審覈環節對採購申請提出議異者，應於2個工作日內將意見反饋給採購申請部門。

2、詢價比價議價：

（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進行報價。

（2）採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。

（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、

原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。

3、樣品提供和確認：

（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。

（2）對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。

4、供應商選擇：

（1）具有合法經營主體者。

（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。

（3）信譽良好者。

（4）客戶認可的供應商。 採購人員須建立供應商信息臺帳。

5、合同簽定：

（1）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。

（2）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。

6、進度跟催

（1）爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。

（2）若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。

7、驗收入庫：

採購物品（物資）到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換（退）貨手續。

8、對帳付款：

採購物品（物資）辦理入庫後，由採購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。

9、採購流程圖：（附後）

六、考覈

凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。

七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自20xx年1月1日起執行。

八、本制度附件：

1、《請購單》 2、《採購詢價記錄表》