祕書如何做好接待工作

祕書如何做好接待工作，每一個崗位都有特定的要求，祕書的工作除了協助老闆每天的工作日程安排之外，平時還要接待一些客戶，其中需要掌握技巧，祕書如何做好接待工作，今天這篇文章就教你。

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一、認真細緻地做好接待前準備

接待前做好充分的準備是保證接待工作質量的前提。首先，要溝通情況，瞭解意圖。在接到上級機關或對方的明傳電報或電話後，要立即向有關領導彙報

（一）迎接引導，沿途介紹

對接待者來講，來訪的都是客人，要盡好地主之誼，儘量爲客人提供方便。迎接時要根據客人人數安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，並提前到達與客人約定的地點。接到客人後，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，徵求意見，讓客人對此次活動有大體的瞭解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。迎接引導客人還要注意引導客人時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領導的順序、乘坐車時的禮節等。

（二）座談交流，服務周到

接待活動中如有座談，要根據人數提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座談地點要注意懸掛橫標、座次擺放、茶水供應、花草、音響照明、材料擺放等事項。

（三）食宿宴請，妥善安排

住宿要根據需要進行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一併發至客人手中。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方特色，根據客人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛生。宴請時當地參加人員應與客人對等或高半格，並安排好座次、致詞等。

（四）參觀考察，精心準備

參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導客人按順序乘坐。根據需要前面可安排引導車輛，交待清楚行走路線。每個參觀點要提前準備好茶水或礦泉水，並要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。

（五）注意送行，善始善終

活動結束後應安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。送行時要到客人住地送行，等客人乘坐的車輛啓動後再離開。

二、及時全面地做好接待後總結

整個接待活動結束後，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續發揚，不足 ……

祕書如何做好接待工作2

1、“出迎三步，身送七步”是迎送客人最基本的禮儀

祕書見有客人來訪，應積極主動向前搭話，熱情詢問來意。一般來客都會或多或少會有點拘束，有時候也會不知道說什麼，顯得侷促不安，這時候祕書要禮貌與之交談，使之不感到緊張。祕書請來客就坐，奉上茶水。客人走時，祕書可以說一些挽留的話語，歡迎他下次的光臨。

2、接待有三聲

“來有迎聲，問有答聲，去有留聲”。在見到客人時，祕書首先要問候“一路辛苦了”，“歡迎您來我們公司”等等。之後可以向對方作自我介紹，對方詢問的問題，祕書人員要誠實地回答，但需要注意的是要維護本公司的形象和利益。來訪者離開時，祕書人員必須熱情的'說：“歡迎來我們公司視察，一路走好”等。

3、祕書在接待客人時要注意自己的着裝打扮

穿不正式的服裝會客是不禮貌的，肢體語言要得當、自然、動作不要過大。祕書的站姿和坐姿要合乎規範，讓客人感到舒適自然。

4、注意佈置會客室

會客室應當莊重大方，主要的裝潢、陳設的色彩不宜過多，最好不要超過三種。色彩過多會使客人眼花繚亂，無所適從。同時，不要選過於沉悶的白色、灰色、黑色，也不要選濃烈的紅色、黃色，也不要選給人以輕浮之感的粉色、金色、銀色，以藍色、草綠爲宜。

5、3s動作迎客法

“stand，stare，smile”。“stand”的意思是站起來，當看到有客來訪時應馬上起立，快步迎上去，並送上親切的問候，比如“您好”“請問您有什麼事”等；“stare”的意思的是“注視”，和來訪者交談的時候一定要注視着對方，如果隨便的東張西望，會讓來訪者覺得你不尊重他。”smile”的意思是“微笑”。微笑表現充滿自信。面帶微笑，表明對自己的能力有充分的信心，以不卑不亢的態度與人交往，使人產生信任感，容易被別人真正地接受，另外微笑表現真誠友善。微笑反映自己心底坦蕩，善良友好，待人真心實意，而非虛情假意，使人在與其交往中自然放鬆，不知不覺地縮短了與來訪者的心理距離。微笑爲深入的溝通與交往創造和諧、溫馨的良好氛圍。笑的時候，應當做到表裏如一，令笑容與自己的舉止、談吐相輔相成，錦上添花。

6、以靜制怒，以柔克剛

祕書人員碰到脾氣暴躁的來賓，要冷靜對待和處理，始終面帶微笑，熱情爲其倒茶、讓座。之後慢慢安撫對方情緒，“以情動人，以理服人”。妥善解決問題，維護公司形象。