祕書與領導關係的重要性
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從工作的角度來看,祕書與領導是主輔關係,祕書是領導的助手、參謀,與領導形影不離,朝夕相處。
1.爲主要領導人服務與爲領導班子服務
對領導人的專職祕書來說,服務對象是十分明確的。對一般祕書人員來說,必須處理好爲主要領導人服務與爲領導班子服務的關係。
2.爲中心工作服務與爲日常工作服務
中心工作是領導人不同工作階段的重點,任務緊急,時效要求高;日常工作如辦事、辦文是運轉中不可缺少的環節,這就要求祕書人員既要全力以赴地完成中心工作和突出任務,又要兢兢業業地做好日常工作;在中心工作中,要盡心維持日常工作的正常運轉,爲領導人提供有效的服務,充當稱職的助手。
3.處理好多頭指示,避免釀成矛盾
從管理科學化的角度來說,多頭指示是不利於工作有序進行的。但從祕書人員工作頭緒多、要與各方面打交道的實際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。
面對這種情況,作爲領導人,應主動會商,討論出各方面都能接受的辦法來,不要使下級辦事人員爲難。作爲祕書人員,應主動促進領導人之間的溝通,共同商討出一個妥善的辦法。
4.對口請求,避免交叉請求
祕書人員經辦的事務很多,在某項工作中需要請示領導時,應按照領導人的職能分工,對口向負責該項工作的領導請示。
5.逐級請示,避免越級請示
祕書人員在向領導請示工作時,應首先向自己的直接領導請示,直接領導人難以明確決斷時,自然會向其上一級領導人請示。逐級請求能確保按照管理系統的'層次節制體系按各級組織的法定職權作出決斷。
如果越級請示,容易造成上級干預下級正常處理權限範圍以內的工作等情況,不利於解決工作中的實際問題,除非特殊情況,一般不採取越級請示的方式。
生活中應如何處理與領導的關係。
擺正位置,自覺服務
祕書是領導的參謀與助手,是爲領導服務的。祕書人員要想處理好與領導的關係,首先必須擺正位置,樹立服務觀念。那祕書人員怎樣才能擺正自己的位置,更好地爲領導服務呢?
祕書人員要尊重領導、服從領導。領導是一個機關單位的決策者和指揮者,對單位負有重大的責任。一般情況下,領導者多數是由一些德才兼備、經驗豐富的人來擔任的,他們一般具有較高的威信,深受羣衆的擁護和支持。祕書人員對領導的尊重應做到以下四點:
(一)要維護領導的威信
一個祕書人員在任何情況下都不能故意破壞領導的威信,不能散佈有損領導威信的言論。即使領導者在工作中出現了差錯或失誤,也不能隨便亂髮議論,而應通過正當的方式和正常的渠道向有關方面反映自己的意見,以求得合理妥善的解決。
我們來看看下面這則小故事也許能明白些什麼:東北王沒什麼文化,在一次給日本“友人”題詞時,把墨的“墨”字寫成了黑,有人說:“大帥,缺個土。”正當一臉窘像時,身邊的一個祕書卻大喝一聲:“混蛋,你懂什麼!這叫‘寸土不讓’!
大帥能輕而易舉地將‘土’拱手送給別人嗎?”一句話既保住了面子,又恰到好處地在上司面前露了一手,結果,他後來成了離不了的得力助手。
領導出現失誤或漏洞時,作爲祕書應該提醒,這是祕書的`份內之職,但是要注意提醒的方式和場合,不能讓領導當衆出醜丟面子,可以事後私下底悄悄的告訴領導,也可以當場以巧妙的方式暗示領導,讓領導及時更正。切忌當場當衆指責領導,讓領導下不了臺。
(二)要遵照領導的意見
大多數領導者德才兼備、經驗豐富,他們的意見和決策大多是經過全盤考慮和深思熟慮的。一般情況下,這些意見和決策是正確的,祕書工作者應堅決按照這些正確的意見和決策去做;
特別是當這些意見相決策不被人們所理解和接受時,祕書人員要挺身而出,站在領導一邊,給予大膽支持。這樣纔會獲得領導的充分信任和尊重,進一步密切相互間的關係。
(三)要尊重領導的職權
祕書人員是服務性人員,不是決策者,因此必須按職責規定辦事,不
能越職代權,借領導的名義發號施令。祕書必須明確自己爲領導服務的界限,克服那種自己的意見未被採納就感到委屈失望的心理。在處理一些較重要的事情時,應該及時向有關領導彙報請示,而不能自作主張。
如何在出外辦公時處理好與領導的人際關係。
1.在外出辦公前做好充分準備。
組織準備。祕書要了解商務出訪的意圖、目的;從而能使出訪的內容有側重點。在此祕書要做到的是,根據領導指示擬製出訪方案;通知有關單位制定參加出訪的隨從人員名單,並進行編組和分工;組織人員參加預備會,聽取領導關於預備工作的指示
學習有關文件,佈置具體任務;印發出訪方案和日程安排;要與邀請單位取得聯繫,使其有所準備。制定邀請單位和對象的名單;參加出訪的有關人員;出訪的大致日程安排;通知希望邀請單位做哪些準備工作等。
資料和物品準備。在出訪前,祕書要收集,當前工作發表及評價的資料;出訪工作相關的領導指示來安排行程,出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料;
出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。祕書要攜帶,辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。
2.在出訪過程中處理好日常事務。
祕書要主動處理日常的事務工作。在出訪過程中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾,要主動協調。要把看到、聽到的'情況要及時、準確地向領導彙報。並將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業,使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。
同時也要從企業內部獲取信息,使外出領導及時瞭解領導的重要指示,以及原企業的工作動向,保證領導信息靈通,以利實施不間斷的指揮。
還要儘可能保證首長的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。這就要求祕書爲之安排好時間、地點和相關人員。無論哪種活動,祕書都要作好安排和記錄,以便事後分析、研究。
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