讓企業內部信息溝通更順暢

讓企業內部信息溝通更順暢，在社會上，其實無論是人與人之間的溝通，還是職場中企業內部之間的溝通等等，都是比較複雜的一門學問，我們來一起學習一下讓企業內部信息溝通更順暢

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E化辦公的原罪？員工的錯？還是管理出了問題？

來自可口可樂公司的“daniel”指出，這樣的問題在每個公司多多少少都有。這因爲是受到了E化辦公的限制。有時候各個部門經常爲一件事情“踢皮球”，很簡單的一個問題會發送很多個郵件，還是不能得到解決。深圳市佳創視訊技術有限公司的“真水無香”也認爲只靠電子化溝通不夠。電子化固然有一定的好處，如有據可查，能明確責任，能把知識留在公司內等等，但也有一些不好的地方。

瀋陽太鼎企管顧問有限公司的“Ani”和上海華易動物保健品有限公司“玉（小魚)”等用戶則認爲員工的態度決定他們的行爲，員工對待工作的態度不端正也是導致信息溝通不暢的原因之一。 “玉（小魚)”的經驗是態度決定一切，企業的成功是集體的智慧。上海優科電腦有限公司的“Chiefun Kwok”認爲如何解決溝通的問題，技術不是最重要的，重要的是每個人的想法和態度。如果員工不願意溝通合作，管理流程再先進，IT系統再完善，也無法使大家都坐在一起溝通，一起協作。

還有一些用戶認爲信息溝通不暢的根源在於企業的管理者和管理體系。啓先文化發展有限公司的任培文的看法是，企業出現問題，首先應該是企業管理者本人出了問題，如果不能很好的發覺企業管理者的問題，橋樑就不通，就成了隔離企業員工的牆，如果不反省企業管理者自己本身的問題，只會弄巧成拙，就談不上解決企業所面臨的責任不明確、溝通不暢等問題。一汽轎車股份有限公司的“睿智者”指出，信息溝通不暢，在很大程度上是管理者不希望讓權力共享。

爲了幫助大家解決上述種種原因造成的信息不通暢的現象，用戶們紛紛慷慨獻策。

溝通的本質是需求

常州中天焦化有限公司的“雙刃劍”認爲，我們講溝通首先要明確爲什麼要溝通，只有存在真正的、不同形式的需求，那麼溝通才具有其現實性。有效的溝通必須存在於系統中的硬環境與軟環境，所謂硬環境是指系統中應功能組合所產生的部門對信息流的需求，這對有形產品生產及部門功能較強的系統是非常重要的，且完全可以通過制度化管理來得以實現。所謂軟環境是指系統產品中無形勞動成果含量（腦力勞動）的多少、員工技能知識水平高低、工序的細分程度等，這對溝通的有效性會產生很大影響。

多渠道全方位的交流

更加靈活多樣的溝通方式 目前E化辦公已經成爲企業普遍採用的辦公方式。這種辦公方式較之傳統形態來說，在節約資源、提高效率等多方面都有很大的優勢。但是“Daniel” 發現，有時候幾句話能夠說清楚的問題通過電子郵件溝通卻頗費費力。他認爲，有些問題更適合面對面的溝通或者需要更特殊的溝通環境。

“真水無香”指出，電子化辦公能夠明確責任固然是好的，但是不是所有的事情都能明確，也不是所有的事情都必需要明確，如果片面追求明確責任，就會帶來一些負面的效應。比如：一些突發性的事故會沒有人處理，人們不敢主動的幫助別人等等。過於依賴網絡系統，一方面會造成信息發出和接收的時差；另一方面，員工利用網絡迴避問題，或者將事情推給別人。該用戶認爲，想從根本上解決這些問題，一方面要不斷地去優化工作流程；另一方面，要有處理非常規問題的機制，拓寬交流的渠道。

統一開放的溝通平臺和系統化的工作流程 杭州利爾達單片機技術有限公司的“Dhc”的經驗是，建立內部共享的溝通平臺，部門之間，即使不在同一個地區的各個部門，都可以同樣有效地傳遞信息。即便同事們分佈在各個不同的地區，但仍然感覺身處在同一個辦公室裏。

用戶“xuezheng”的意見是，首先要建立一個平臺，創造一個可以快捷高效溝通信息的條件。然後落實責任，每個人的工作完成後都要上平臺，可以規定一定要將工作計劃、報告、總結、評估、完成實績都要每個人自己輸入平臺，只有全部輸入平臺才能算完成工作。接着對平臺內容進行分級共享。最後每半年對平臺信息進行梳理維護，保留重要內容並作好索引便於查找考覈評估。

東阿阿膠集團的“浩兒”提出應當建立信息共享系統，讓所有不涉及企業機密的信息共享，使各環節都瞭解企業的整體狀況。

東方通信的“湄湄” 認爲要建立信息管理系統。包括企業業務信息種類、信息流的控制、考覈方法等。信息管理系統應該根據企業的實際需求來建立，管理流程的合理性是關鍵。

匯衆水處理設備有限公司的陽華衡，建議建立工作聯絡制，加強溝通管理。建立工作聯絡制，將工作流程形成文字性的東西，各流程操作員進行確認和簽字，以免造成出了事情沒有責任或出了事情大家的責任。加強溝通管理，每一次溝通都應該記錄在案，讓所有員工養成記錄的習慣，以便回覆和工作安排。

完善管理 爲溝通護航

以管理者爲切入口 美源洗染有限公司的“別理我”的看法是，使用E化管理會造成一定的依賴性，然而最重要的是管理人員的素質問題，不解決人事上的管理就難以進行順暢的E化管理。任培文認爲解決企業部門之間的不暢通，應當從關鍵地方企業高層的管理者入手，只要高層搞順了，中層、下層就好解決。如果高層溝通問題不能解決，那一切白搭。

一汽轎車股份有限公司的“睿智者” 指出，當今的社會是信息社會，擁有信息的部門或人員就擁有了權力。解決溝通的問題，除明確職責外，還應解決部門的領導者的思想問題，去除其思想深處的權力佔有慾，樹立起合作開發的意識。什麼樣的領導帶出什麼樣的`兵，只有思想上發生變化，一些相應的例會制度、報告制度等溝通方式才能起到有效的作用。

深圳瑞霖醫藥有限公司的“心濤”提出要完善管理制度，首先完善各部門各崗位的職責，並建立考覈體系；確定報告制度，定期向上級及相關部門報告工作信息；建立例會及公文發佈制度；建立網上辦公系統，做到資源共享，並建立相應的制度進行管理；上述各項制度均與績效考覈體系掛鉤。 在中信實業銀行的“無敵小雄”看來，最主要、最重要的首先是管理高層在內部溝通問題上所起的作用。高層管理者的重要職責之一就是創造良好的內部溝通氛圍，並身體力行，保持與各級員工的有效溝通。但遺憾的是，有些企業高層忽視了自身的作用，在溝通方面做得不怎麼樣，卻一味指責下屬缺乏溝通。

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加強內部溝通

層級壁壘森嚴越級溝通難上加難

美國學者桑德拉·黑貝爾斯、理查德·威沃爾在 《有效溝通》 一書中，提出 “溝通是人們分享信息、思想和情感的任何過程。這個過程不僅包含口頭語言和書面語言，也包含形體語言、個人的習氣和方式、物質環境———即賦予信息含義的任何東西。”

現代企業進行有效溝通是十分重要和必要的，但在實際溝通中卻存在很多障礙。

李偉是一家互聯網公司的內容編輯。據李偉介紹，所有員工在入職時都會分配一位相應的導師，導師一般由同部門業務經驗較豐富的同事擔任。他們負責引導該名新員工熟悉公司內部從工作到生活的一切。新員工有任何問題都隨時可以嚮導師諮詢。

但是， 李偉補充說，雖然如此，但內部的溝通並不全面：“平時主要跟部門領導探討業務事宜，與公司大領導幾乎沒有交流。公司領導雖然在公開場合表達過 ‘辦公室大門隨時爲員工打開， 隨時隨地可以進來與他們交流’，但是我們與領導的溝通僅限於 ‘見面打招呼寒暄’。因爲職場最忌諱越級彙報工作，我們不想因爲這種事情跟我們的直接領導產生衝突。”

微軟公司招聘項目經理楊慧告訴記者，微軟同樣不主張、不鼓勵主動越級，更加推崇員工嘗試各種方式自主解決問題， 或與直接領導溝通。“微軟建立了 ‘skip level one on one’ (跨級談話) 機制。這是專門針對企業員工與領導越級交流的溝通機制，員工可以與上上級領導或者更高層的領導定期交流問題，每個月固定一次。”

“溝通可以減少摩擦與衝突，使領導和員工相互瞭解，增加決策的科學性，也縮短了從決策到執行的時間。”楊慧補充道。

聯想是國內爲數不多具有成熟內部溝通機制的企業之一，主要表現爲大力倡導 “溝通四步驟”： 遇到問題時， “找到責任崗位直接去溝通”、 “找該崗位的直接上級溝通”、“報告自己上級去幫助溝通”、 “找到雙方共同上級去解決”。

新媒體助力內部溝通形式多元化

越來越多的企業認識到，只有通過構建企業內部管理溝通體系、提高員工的滿意度，降低離職率，才能實現企業的經濟效益。除了總裁郵箱、 企業內刊之外，很多企業都有內部的即時溝通工具或企業內部論壇。 這成爲企業內部溝通機制的重要組成部分。

楊慧說，在微軟內部，企業溝通的及時性、開放性因爲即時通訊工具的使用。變得更加突出。員工使用微軟自主研發的Lync，實現在線溝通，員工可以看到全世界各地微軟員工的工作狀態，或 “忙碌”或 “離開”，也可以看到員工的級別; 可以使用outlook發送郵件，並且與員工本人的座機號碼綁定， 保證溝通的及時性; 同時， 微軟利用內部廣泛使用yammer這一社交平臺，組成一個集投票、聊天、活動、鏈接、主題、問答、想法等應用程序爲一體的企業社交網絡。

“正是有這些硬件與軟件作保障，融入公司開放性的企業文化特點，微軟雖然沒有明確成文的內部溝通機制， 但是它時時彰顯出企業溝通的及時性與開放性。” 楊慧表示。

深圳市遠行科技有限公司副總經理何明璐則認爲，如果非異地，本來就是在一個開放性的環境，可以減少IM(即時通訊) 羣這種溝通方式。如果是異地協作，IM羣相當有必要，特別是支持文件傳送的RTX工具和支持多方通話的內部IM工具。

內部網站是企業內部溝通體系中的重要一環，是交流業務與生活的絕佳平臺。據李偉介紹，他所在的企業內部網站基本覆蓋了工作與生活的每一方面，包括技術交流、產品體驗、學習分享等。其中有一個板塊叫 “總辦交流”，任何員工都可以提問題，相關公司高層也會適時 “冒泡”，作出相應回答。

注重自下而上增加橫向溝通

從內部溝通機制的建立來講，國內的企業與外企相比有着一定的差距，相比傳統企業，新興企業更注重建立企業內部溝通機制。一般來說，一個企業有什麼樣的組織機構和管理模式，就會形成有對應特色的管理溝通網絡。 傳統企業的組織機構高度正規化集權化， 從最高管理層到最低員工層間，層級制度嚴格。在管理溝通中，員工基本上只能與其直接上下級進行單一的上行或下行溝通，管理溝通網絡簡單固定，既不利於信息的高效流通，也影響基層員工的主動性、積極性。