秘书与领导关系的重要性
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从工作的角度来看,秘书与领导是主辅关系,秘书是领导的助手、参谋,与领导形影不离,朝夕相处。
1.为主要领导人服务与为领导班子服务
对领导人的专职秘书来说,服务对象是十分明确的。对一般秘书人员来说,必须处理好为主要领导人服务与为领导班子服务的关系。
2.为中心工作服务与为日常工作服务
中心工作是领导人不同工作阶段的重点,任务紧急,时效要求高;日常工作如办事、办文是运转中不可缺少的环节,这就要求秘书人员既要全力以赴地完成中心工作和突出任务,又要兢兢业业地做好日常工作;在中心工作中,要尽心维持日常工作的正常运转,为领导人提供有效的服务,充当称职的助手。
3.处理好多头指示,避免酿成矛盾
从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书人员工作头绪多、要与各方面打交道的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。
面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的办法来,不要使下级办事人员为难。作为秘书人员,应主动促进领导人之间的沟通,共同商讨出一个妥善的办法。
4.对口请求,避免交叉请求
秘书人员经办的事务很多,在某项工作中需要请示领导时,应按照领导人的职能分工,对口向负责该项工作的领导请示。
5.逐级请示,避免越级请示
秘书人员在向领导请示工作时,应首先向自己的直接领导请示,直接领导人难以明确决断时,自然会向其上一级领导人请示。逐级请求能确保按照管理系统的'层次节制体系按各级组织的法定职权作出决断。
如果越级请示,容易造成上级干预下级正常处理权限范围以内的工作等情况,不利于解决工作中的实际问题,除非特殊情况,一般不采取越级请示的方式。
生活中应如何处理与领导的关系。
摆正位置,自觉服务
秘书是领导的参谋与助手,是为领导服务的。秘书人员要想处理好与领导的关系,首先必须摆正位置,树立服务观念。那秘书人员怎样才能摆正自己的位置,更好地为领导服务呢?
秘书人员要尊重领导、服从领导。领导是一个机关单位的决策者和指挥者,对单位负有重大的责任。一般情况下,领导者多数是由一些德才兼备、经验丰富的人来担任的,他们一般具有较高的威信,深受群众的拥护和支持。秘书人员对领导的尊重应做到以下四点:
(一)要维护领导的威信
一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信,不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误,也不能随便乱发议论,而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见,以求得合理妥善的解决。
我们来看看下面这则小故事也许能明白些什么:东北王没什么文化,在一次给日本“友人”题词时,把墨的“墨”字写成了黑,有人说:“大帅,缺个土。”正当一脸窘像时,身边的一个秘书却大喝一声:“混蛋,你懂什么!这叫‘寸土不让’!
大帅能轻而易举地将‘土’拱手送给别人吗?”一句话既保住了面子,又恰到好处地在上司面前露了一手,结果,他后来成了离不了的得力助手。
领导出现失误或漏洞时,作为秘书应该提醒,这是秘书的`份内之职,但是要注意提醒的方式和场合,不能让领导当众出丑丢面子,可以事后私下底悄悄的告诉领导,也可以当场以巧妙的方式暗示领导,让领导及时更正。切忌当场当众指责领导,让领导下不了台。
(二)要遵照领导的意见
大多数领导者德才兼备、经验丰富,他们的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下,这些意见和决策是正确的,秘书工作者应坚决按照这些正确的意见和决策去做;
特别是当这些意见相决策不被人们所理解和接受时,秘书人员要挺身而出,站在领导一边,给予大胆支持。这样才会获得领导的充分信任和尊重,进一步密切相互间的关系。
(三)要尊重领导的职权
秘书人员是服务性人员,不是决策者,因此必须按职责规定办事,不
能越职代权,借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限,克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时,应该及时向有关领导汇报请示,而不能自作主张。
如何在出外办公时处理好与领导的人际关系。
1.在外出办公前做好充分准备。
组织准备。秘书要了解商务出访的意图、目的;从而能使出访的内容有侧重点。在此秘书要做到的是,根据领导指示拟制出访方案;通知有关单位制定参加出访的随从人员名单,并进行编组和分工;组织人员参加预备会,听取领导关于预备工作的指示
学习有关文件,布置具体任务;印发出访方案和日程安排;要与邀请单位取得联系,使其有所准备。制定邀请单位和对象的名单;参加出访的有关人员;出访的大致日程安排;通知希望邀请单位做哪些准备工作等。
资料和物品准备。在出访前,秘书要收集,当前工作发表及评价的资料;出访工作相关的领导指示来安排行程,出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料;
出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。秘书要携带,办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。
2.在出访过程中处理好日常事务。
秘书要主动处理日常的事务工作。在出访过程中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾,要主动协调。要把看到、听到的'情况要及时、准确地向领导汇报。并将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业,使企业留守领导者掌握外出领导的状态。
同时也要从企业内部获取信息,使外出领导及时了解领导的重要指示,以及原企业的工作动向,保证领导信息灵通,以利实施不间断的指挥。
还要尽可能保证首长的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。这就要求秘书为之安排好时间、地点和相关人员。无论哪种活动,秘书都要作好安排和记录,以便事后分析、研究。
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