文秘的专业知识
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文秘的专业知识,每一个专业的所学内容都会有专业的特点,文秘专业的内容主要是倾向于办公领域,一般内容涉及面比较广阔,而且专业要求较强,下面小编带大家简单了解一下文秘的专业知识.
文秘的'专业知识1
文秘专业培养德、智、体、美、劳全面发展,适应社会主义市场经济和现代化建设需要具有系统、扎实的文秘知识和技能的中高级复合型人才。
计算机网络、公务文书写作、礼仪与形象设计、基础写作、新闻写作等实习、毕业社会实习、毕业设计、实验实训、社会调查、校外实习、毕业论文和秘书综合实训。
扩展资料:
一、就业方向
文秘专业学生毕业后,可以参加公务员考试,充实到各级政府机关;也可以加入到企业、行政事业单位和经济管理部门,从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织,人力资源管理等工作。
二、业务能力
1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。
3、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。
文秘的专业知识2
文秘专业知识介绍
一个称职秘书,必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备能力。其中文字表达能力是最重要、最基本,也是实现其它能力基础。可以这么说,文字表达能力是秘书工作人员基本功,是“看家”本领。
那么,怎样才能有效地提高文秘写作能力呢?具体说来,主要应注意以下几点:
首先,要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作。
不管干什么事情,必须有正确态度和浓厚兴趣,这样才有动力,才乐于去干,并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作,是一种复杂、精细精神生产,是一项十分严肃而艰苦创造性脑力劳动,决不是轻而易举、一蹴而就事情。美国著名未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活十个新方向》一书中指出:“在工业社会向信息社会过渡中,有五件最重要事情应该记住,而其中一件就是:在这个文字密集社会里,我们比以往任何时候都更需要具备最基本读写技能。这里所说读写技能,首先就是足以应付日常工作和生活所需写作能力,也就是应用写作能力。”与此同时,我们还要培养学习文秘写作浓厚兴趣,变被动为主动,变要我学为我要学。爱因斯坦说过:热爱是最好老师。对写作有强烈责任感和浓厚兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”程度,“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”,“每有会意,便欣然忘我”,乐此不疲,如饥似渴地去钻研,废寝忘食地去琢磨,持之以恒,这样就一定会学得好,学得入门,就会不断地取得进步。
其次,学习文秘写作基础知识,借鉴优秀作品。
写作有没有规律可循、方法可求呢?我们回答是肯定。古人说:“写作无秘雇作文有要道”,“定体则无,大体须有”,这种认识是符合辩证法。我们所学文秘写作教材,就是前人文秘写作经验科学总结,就是揭示文秘写作一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧理论。
要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴。鲁迅说过:“凡是已有定评大作家,他作品,全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出,也就不能领悟。我们也应认识到:读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,“依葫芦画瓢”。
最后,要勇于实践,坚持多练习、多修改。
写作是一种技能,技能提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能力最有效途径。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,所学到确良知识,将无用武之地,写作水平也就止步不前。天道酬勤,勤能补拙。只有勤学若练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。 作为文秘人员,多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细修改。多修改自己文章也是提高文秘写作能力一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面规律,也是写文章责任心强一种表现。文章频改,工夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作体验,就多一项具体收获。作为称职秘书人员,要有高度责任感,,养成修改文章良好良好习惯,虚心听取领导和同志们意见,克服怕人挑“刺”思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速地提高。
一、红头文件制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页页码设置成右空一个汉字,偶数页页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头属性。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准,“8.0cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。
选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准,“13.5cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5、文号制作
平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字距离。 注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入地方,单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默认即可)。 至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型公文都可以调用该模板,直接进行公文正文排版。 要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应模板路径,若模板保存时按系统默认设置,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1.依据模板建立新公文:选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。
2.制作公文正文内容:正文内容根据用户实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:
标 题——二号小标宋字体,居中显示; 主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;
正 文——三号仿宋字体;
成文日期——三号仿宋字体,右空四个字距离,“○”和六角符号输入方法一致,不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义字体填写完整。最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词相互位置调整好。
三、用Word制作电子公章
1、图章轮廓
选择“插入→图片→自选图形”,在“绘图”工具栏中选择椭圆,按下Sfift键在文档中拖出一个圆,设置为“无填充色”,线条宽度为2磅,颜色为红色,“叠放次序”为“最底层”。
2、编辑文字
在文档中插入艺术字,选择环形艺术字,输入内容后设置字体、字号,然后用艺术字周围8个拖拉按钮把文字拖成圆形,并放在已经画好圆内,可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确位置。并把艺术字设置成红色。
3、插入五角星
在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星,然后在文档中画出一个大小适合五角星,并设置成红色,移动到圆中合适位置,然后选中圆、艺术字、五角星,单击鼠标右键,选择“组合”,一个公章就制作出来,要用时复制一个到目标处,是不是很正规啊!
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