秘书与领导的定位
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秘书与领导的定位,随着时代的发展,现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中,他们扮演着越来越重要的角色,下面看看秘书与领导的定位。
1、正确定位秘书与领导的关系
现代社会中秘书与领导的关系是一种新型的关系,这种关系是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任务基础之上的。在当今社会中,秘书与领导都是人民的公仆,都是为人民服务的,只是他们的职位不同,分工不同,而在人格上是平等的,无贵贱之分。处理好秘书与领导的关系,最根本的是要处理好工作关系,在职能上看,秘书要为领导人服务,在组织上看,秘书是上传下达的桥梁,而在生活上看,秘书与领导之间是友爱关系。因此,秘书与领导的关系定位显得尤为重要,如果关系定位得好,秘书将成为领导者的得力助手,反之,则成为领导者工作上的阻碍。
2、清除职能环境的障碍
秘书的职能无非是两大项:一是办事,二是当参谋。秘书只要合理的清除这两项职能中存在的障碍,便能使其与领导之间的关系更加融洽,工作效率更高。每个秘书及秘书部门都有特定的职能环境关系。它是客观存在的,也是动态变化的。所以,秘书只有通过努力去改变和优化其职能环境,才能更好的清除职能中所产生的障碍,这样才能使其与领导的关系更加和谐,同时提高办事效率。
3、正确处理秘书与领导的关系
3、1权利因素的干扰
秘书作为领导者身边的参谋助手是在主辅配合中的.近身辅助,而秘书的工作必须是与领导的公务服务相适应的。因为领导者在工作中要处理决策、指挥、协调、控制等,秘书在领导身边便能发挥其作用,比如在领导做出决策时及时的提供辅助和参谋,帮助领导更好的作出决策,从而分担领导的工作压力,强化、拓展、延伸领导的影响力。
3、2性别因素的干扰
在当今不断发展的社会中,从事秘书工作的女性越来越多。由于社会上对秘书工作的偏见和不当风气的影响,使秘书与异性领导的关系出现了一些微妙敏感的问题。因此,作为秘书必须正确对待与异性领导之间的关系,维护自己平等的人格尊严,自觉保持与领导在工作目标上的一致性。不能克意的取悦领导以换取职位的晋升、获取特殊照顾或某种私利,这是秘书的职业道德所不容许的。在生活中,秘书对异性领导的关心和照顾要立足于公务,不能介入领导的私生活。所以,秘书要注意处理好这些思想上的误区,才能在工作上处理好与领导之间的关系。
3、3能力因素的作用
由于不同的领导者具有不同的个性,秘书处理好与领导关系的时候可以控制为经验,从总体观察也可以找一些普遍性、规律性的东西以指导我们的工作。
一、领导决策前,做好相关的准备工作
凡事预则立,不预则废。做任何事情之前都要做很多的准备工作,领导决策也不例外。准备工作做得充不充分,直接影响到后期领导决策的难度、效率以及质量。在此阶段,秘书的主要工作包括:营造舒适的办公环境、收集和整理对领导决策有用的信息、合理地管理领导时间并适时地提醒上司、为上司排忧解愁等。
1、营造舒适的办公环境
实践证明,人在一个舒适的环境中工作,心情会比较舒畅,注意力也比较集中,从而做事的效率会比较高且出错的概率比较低。由于领导的决策直接决定着公司未来一段时间的`大致方针、政策,因而,其工作至关重要。由于领导工作的这种特殊性,一般公司对领导所处的办公环境也相对比较进究。因此,在一般情况下,领导秘书应该至少要比上司提前15分钟到达办公室,用以对上司和自己的办公室进行整理。这些整理工作主要包括:
a)打开空调并调节到适当的温度;
b)擦拭写字台、衣帽等家具上面的灰尘;
c)给上司削好铅笔,补充好办公用品,如别针、夹子等,以提高工作效率;
d)定期给办公室里的花卉浇水;
e)根据上司的习惯或爱好,给上司沏茶或泡咖啡;
f)把当天早晨收到的报纸杂志和自己悼念打印的要闻送给上司,如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息,应用红笔在标题下画上波浪线,以便提请上司注意;
g)确认纸篓里没有剩余的垃圾;
h)确认钟表和日历指示正确
秘书工作职责
教学秘书是教学主任的教学助手,其任务是协助教学主任搞好教学管理工作,教务传达、分归和统筹。为进一步让自己的工作责任明确、规范、精细化,提高本职工作的`工作质量和效益,特制定教学秘书工作职责如下:
一、代课老师课时记录、调换课登记存档
1、对在江美大专部代课老师进行统计,每周课时有详细的课时记录表格登记,月末对周课时进行汇总统计后,公开发在微信群里让每位老师进行核对,无误后领导签字送交财务室。
2、对调换课老师提醒必须提前一天写调课单,让代课老师安排好自己的课程,调课与代课老师必须双方签字后通知到该班班主任,调课方可有效。对于私自调换课老师给予记录并告知教学主任,课时双方不给予记录。
3、对于有特殊情况临时调课老师,必须告知教学主任同意后,方可临时安排调课,回校后可补写调课单。否则视为教学事故记录。
二、协助教学主任日常教学工作
1、与各教学主管工作职责要明确,教学秘书是统筹工作,应分工明确合理,如下:
在学期初由教学秘书负责下达教学主任的任务,让各教学主管通知到组员负责收齐自己组员的教学计划,教学大纲,发送给教学秘书汇总后交给教学主任。
2、评教工作
对于每月有一次学生评教工作,由教学秘书负责协助教学主任做评教工作,教学秘书需提前申请打印好评教表格,做好学生评教的工作准备。
3、教案检查
教案应由各教学组主管负责查各组组员教案,教学秘书负责每月月末通知教学主管提交教案检查记录表格,并汇总提交给教学主任。
4、教学组查课工作
协助教学主任对大专部教学工作进行组织、安排和调整,教学秘书对教学主管合理安排查课值周表,教学主管可对各小组成员进行协调安排查课,提前一周来教学秘书处领取查课记录表,每天均要求有两次以上的课堂巡查,并做详细记录(各班上课人数,上课老师考勤,学生听课情况、课堂组织效果等),每周五例会后交由教学秘书处存档。
5、教学组研讨会议存档
对各教学组每月一次的教学研讨会议,月末进行收齐并存档。
7、学生代表会议
配合教务主任通知学生代表会开展时间,参加人员各教学主管,教学秘书负责对会议要有详细的记录,做好会议记录表格,做好存档。
8、会议通知
教学秘书负责下达教学主任要求的开会时间及参加人员,通知到微信办公群,对于未参加会议而又没请假的人员要有记录。
9、课表发放
教学主任定好每学期课程安排后,由教学秘书通知到各班班主任及时领取,在开课之前保证教学正常进行。
10、各班每学期花名册更新
每学期开学通知各班班主任及时把各班花名册发到教学处存档,若是班级有增减人员,班主任要及时通知到教学处对花名册进行增减,以保证教学处花名册是最新的。
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