電子郵件的禮儀與禁忌有哪些
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電子郵件的禮儀與禁忌有哪些?無論在生活中還是在職場上,禮儀對每個人來說都是很重要的,好的禮儀會給人留下好的印象,下面分享電子郵件的禮儀與禁忌有哪些,一起來看下吧。
電子郵件的禮儀與禁忌有哪些1
在日常溝通中,電子郵件佔據了大部分——尤其是在商業領域。根據皮尤研究中心(Pew Research Center)的調查,大部分受僱的成年人(62%)在工作場所使用互聯網或電子郵件。然而,社交暗示和禮儀卻常常被忽視。
問題似乎在於,通過電子郵件溝通能夠激起最壞的競爭行爲或控制行爲。“這是一種已有的非常怪異的動態”,切麗·克爾(Cherie Kerr)表示。她是EvecuProv的創立者,EvecuProv是一個高管指導研討會系列,常常從即興喜劇中汲取靈感。“人們會通過電子郵件做或說自己在當面不會說或做的事情。如果面對面交談,他們絕對不會拉來上司介入;但是,電子郵件溝通無需看着對方的眼睛,這就讓人有膽量以競爭或傲慢的方式行事。”
罪行1:當你同一位同事進行電子郵件交流時,對方悄悄地將郵件抄送給一位上司,致使衝突升級。
伊根表示,這事關尊重:“事情就是,她不夠尊重自己的同事,沒有提前告訴對方,自己要將老闆拉入郵件對話中。”克爾對此深表贊同。“如果她想要抄送給某人,應該坦承這一點,因爲這可能會反過來傷到自己。”她說道。在我沒有告知她詳情前,克爾就憑直覺清楚了卡託尼的困境。“如果她‘向更高層’彙報的行爲被同自己郵件溝通的人知道了,就會引起摩擦和不信任。坦承相待,”她說道,“並且保持優雅。”
罪行2:設置自動回覆,如“感謝您的來信。我的電郵很多,但是我會認真閱讀每一封郵件!如果方便,我會盡快回復。”
克爾和伊根都認爲這是一項禁忌。“一直使用自動回覆可能被視爲無禮和傲慢的行爲,即便你是出於好意。”伊根表示。設置自動回覆的人也許認爲,自己在很禮貌地提醒對方,可能回覆會比較慢;但是它會給人一種居高臨下的印象。“這是一種非常冷淡的交往方式,”克爾說道,“自動回覆郵件應該只在自己外出度假或無法回覆郵件的時候使用,因爲你在旅行或有什麼事!自動回覆會疏遠彼此,有誰想這樣?”
罪行3:想要確保同事或客戶已經收到並閱讀了自己的郵件——打電話或發送電子郵件似乎是瞭解情況的合理方式。對嗎?又錯了。“反覆跟進確認的人,”伊根嘆息道,“這種人給你發了一封電郵,10分鐘後就打電話來確認你已經收到了。”她稱之爲誘捕或“抓到你了”之舉。“這種行爲在商業中不起作用。它類似於發送郵件並致電跟進。”伊根表示,正確的禮儀應該是在發送郵件前致電說明。“讓對方知道你要發送的郵件內容和時間。”她表示,這樣對方不僅更可能做出回覆,而且更可能第一時間閱讀你的郵件。
因爲,儘管電子郵件能夠保護我們遠離可怕的面對面交流,但是它也有一定的設計缺陷,能讓使用者變得傲慢、自私甚至邪惡。
電子郵件的禮儀與禁忌有哪些2
電子郵件禮儀方面需要注意的問題
關於主題
主題者,提綱挈領,簡明扼要
①在填寫主題時,要注意,標題要簡短扼要,不要讓主題出現“關於......”這種以省略號標誌的簡略主題,同時注意規避附件主題如:“附件1...”
②在回覆對方的郵件的.時候,要根據實際的內容作出相應的調整,比如刪除多餘的Re:Re:此類的重複標題
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關於頭尾
①關於稱呼:對於收件人的稱呼,應該注意拿捏尺度,如果對方有職務,可以稱呼對方爲“X職務”,如趙總、李部這樣,不清楚的可拿捏親疏男女而稱呼。
②開篇語一般都以例如“您好”這樣打頭,結尾附上“誠祝:工作愉快,一切順利!”這樣,畢竟禮多人不怪。
關於正文
①正文要簡明扼要,行文通順,如果正文內容過多,可正文摘要說明,然後單獨附件詳細描述,一定要有摘要,一個只有附件沒有摘要說明的郵件,會讓對方對你大大的減分。
②正文要避免錯別字,這是最基本的禮儀,郵件發送前要認真仔細的閱讀檢查一遍。
③正文書寫同使用編輯文檔一樣,合理使用郵件中自帶的表格和格式很有必要,比如對重點內容的合理加粗標記,要使整體效果顯得簡潔大方,重點突出。
關於附件
①附件要合理命名,方便對方使用
②正文中一定要對附件有所摘要說明,附件的整理要有章可循
③如果附件較多,要打包後再發送,方便他人,方便自己
④尊重對方習慣,依據對方的習慣來選擇合適的附件格式與內容
關於簽名
①郵件中應合理使用簽名,向對方介紹你的相關信息
②簽名信息應包括姓名,公司,職務,電話,傳真,地址等信息,注意簽名信息不應過多
③簽名文字格式應與正文相匹配
④簽名應針對對公,對私,對親疏遠近不同而區別設置。
關於發送
區分發送,抄送和密送
①發送代表需要對方答覆;抄送需要對方知情,可以不必回覆;密送表示私人發送,其他收件人不知。
②對於郵件中的收件人,一定要根據不同的部門和職級進行排列。
③只發給需要這份郵件的人,不要浪費他人時間。
關於回覆
①重要事件要即時簡要回復,對於暫時無法答覆的,可以說明情況,聲明反饋時間的安排。
②來回回覆的次數不要多,多次溝通無果建議放棄電子郵件交流。
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