工作如何提升效率
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工作如何提升效率,工作效率,一般指工作產出與投入之比,通俗地講就是在進行某任務時,取得的成績與所用時間、精力、金錢等的比值,下面來看看工作如何提升效率。
1. 理清工作內容
佩吉鄧肯(Peggy Duncan)顧問提議,一旦發現自己工作效率不高,首先應該知道自己做了些什麼,因此,她建議可以用一張紙詳細記下自己在每個工作時段分別做了些什麼事,通過一個星期左右的記錄,來了解究竟是哪些工作影響了工作效率。
2. 立即執行
大衛艾倫(David Allen)表示,很多職場人士在面對問題時,往往想得比做得多,因而耽誤了許多時間,而隨着時間的流逝,要做而未做的事情越來越多,人也會因爲事情繁雜而變得毫無章法,哪個急就做哪個,每時每刻都在救火之中,當然無法提高效率。
他認爲,當事情出現時,應該第一確定自己想要的結果,然後擬定行動步驟,立即執行。
3. 寫下工作清單
俗語說:“好記性不如爛筆頭”,先將自己本年度要做的事情寫下,然後再一步步地劃分,最後分解到每天,將工作計劃自上而下
由重至輕地記錄下來,然後逼着自己按順序完成,每完成一項就將其在計劃中劃去,隨着這種習慣的建立,工作也會變得越來越容易掌握。
4. 工具包
大衛艾倫認爲,每個人都會找到不同的'輔助工具來提升自己的工作效率,所以不妨開一個小會,收集一下部門同事提高效率的工具,並做成一個工具包,發給大家,讓部門成員學會並善用工具包,以提高效率。
5. 化繁爲簡
工作的事務雖然多,但是在工作中必須學會化繁爲簡,即:在一個時間段內專心處理一件事,等這件事處理完成或告一段落後,再處理其他事情,不要三不五時就查收一下郵件或與同事聊天,這些都會影響工作效率。
6. 注意休息
研究表明,每晚睡眠只有五六個小時的人,比起充足睡眠的人,需要花費更多的時間才能完成同一件工作。所以,哪怕工作再繁重,也要注意休息,否則將會陷入工作越多、休息越少,休息越少、效率越低,效率越低、工作更多的惡性循環中。
7. 安排好業餘生活
許多人習慣將工作帶到業餘生活中,以爲通過拉長工作時間,可以增強工作效率,實際上,一項新的研究表明:業餘時間從事跟工作無關的創意活動的受訪者,在工作時間則更有效率更有精神。
1、提前一小時起牀
即便你沒有早起的習慣,也可以努力培養。
把起牀鬧鐘調到比以往提前一小時(別按下止鬧按鈕),你就能多一小時安靜且不受干擾的工作時間。
多項研究認爲,早起的人工作效率高,事業上也更容易成功。有早起習慣就擁有了一大優勢,工作時間會更多,總體心態也更樂觀。
2、制定每日事項清單
制定一個清單,列出每天待解決的實際任務,內容簡單明瞭。不必只列上花幾小時才能完成的重要工作。就算只是疊衣服,也可以加到清單裏。要打電話叫大夫?列入清單吧。
逐步完成每天的小任務不但能幫你提高每天的效率,也會有助於實現更遠大的目標。
3、先難後易
最好先完成讓你望而生畏的任務。解決高難度的問題之後,一天之中剩餘的.時間就可以用來完成其他工作。你不僅會心情愉快,工作效率也會高得多。
4、清理辦公桌
老話說得好:眼不見、心不煩。保持專注差不多也是這個理。每天開始工作前,先花15分鐘清理辦公桌,騰出一塊乾淨的辦公區域,這會幫助你集中注意力,避免分心。不需要的扔掉,需要的文件認真歸檔。
5、早鍛鍊
早晨可以花一小段時間慢跑,或者練一些晨間瑜伽。
早鍛鍊會讓人心情更好,工作效率提高。哈佛大學精神病學教授約翰·拉泰博士解釋說,鍛鍊對“完成智力要求高的工作”非常關鍵。
6、工作系統化
將工作整理清楚,你會對手頭的項目形成清晰、一致的思路。將工作系統化,就能一目瞭然,抓住重點,便於掌控,會幫助你突出重點。
7、一次專心做一件事
先專心把一個項目完成,然後再做下一個。
人們往往認爲同時做很多任務可以完成更多工作,其實在各個任務之間疲於奔命有害無益。美國心理學會的一項研究發現,事實上,同時做兩項任務反而會影響工作效率。
大多數人都會對自己邊講電話邊寫電郵的行爲感到內疚,但真正影響工作效率的不是小任務,而是大型任務。上述研究報告稱:“人類的頭腦和心智生來就不適合從事繁重的多任務工作。”
8、開始說不
有時,看似簡單的話卻最難啓齒。其實說出來無妨。重要的是管理別人的預期。如果你接手一項工作以後不能圓滿完成,一開始就別做。
9、保證足夠睡眠
這本來是常識。可如果認真瞭解下晚上睡足的人有多麼少,估計會讓人吃一驚。美國國家睡眠基金會認爲,成年人夜間需要睡七到九個小時。你能保證麼?
也許從現在起就應該早點上牀睡覺了。睡得好可以激發工作效率,有助於保持身體健康,睡不好則會降低效率並影響健康。
10、認真整理郵件
看到收件箱裏有200封未讀郵件,只會讓你感到焦慮。但是,不錯過任何重要郵件也很重要。打開一封郵件以後立即回覆、歸檔、寫草稿或者刪除,郵箱纔會井井有條。
11、切斷社交媒體
休息一下,暫時告別喧囂的外部世界,避免用Facebook、Twitter或者Instagram等社交媒體,它們只會分散你的注意力。如果必須用社交媒體工作,請注意退出個人賬戶,以防分心。
12、要通讀,不要略讀
拿到文件要從頭讀到尾,不是大略翻翻而已,這點很重要。雖然我們通常感覺不到,但實際上略讀可能比通讀更費時間,因爲可能忽略一些內容,不得不回頭去找。
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